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国税関係帳簿書類の保存方法

 会計帳簿類や領収書等をデジタルデータとして保存する場合、どのようなルールがあるのでしょうか。対応は大きくは2つに分かれます。ひとつは決算関係書類(帳簿)であり、もう一つは決算関係書類(帳簿)以外の書類です。下図の表を見て下さい。

国税関係帳簿書類の保存方法の可否

 まず帳簿を見ますと、PDF等の電子データで残す場合「税務署の承認」が必要です。さらに会計ソフトに①から③の要件が求められるのです。ちなみに帳簿はスキャナー保存はできません。
 次に書類を見ますと、スキャナー保存をする場合、やはり「税務署の承認」が必要であり、さらに①から③の要件を満たす必要があります。
実は、この要件を満たすということが少し厄介です。例えばスキャナー保存が要求する「真実性の確保」について詳細を見ると、具体的項目として5つの項目が挙げられています。

(1)入力期間の制限
(2)一定水準以上の解像度及びカラー画像による読取り
(3)タイムスタンプの付与
(4)読取情報の保存
(5)適正事務処理要件

 どうですか。なかなか厄介でしょう。ただ厄介には違いないのですが、国税関係書類をデジタル化することは、色々な「削減」に繋がります。イメージしやすいように、ザックリと見てみましょう。

(1)外部倉庫での保管料
(2)事務所内保管コスト及び保管スペース
(3)ファイリングするための備品代及び作業料
(4)証票を探すための時間及び作業料

 このようにスキャナー保存は、色々な面で大きなメリットがあります。当事務所はこの「国税関係書類のデジタル化」を支援しますので気軽にお問い合わせ下さい。

 最後にとっておきの話をひとつ。昨今、スキャナー保存の技術(AI機能)はどんどん進んでいます。例えば、領収書をスキャンした場合、単に画像保存するだけでなく、AI機能を使って仕訳も自動化できるのです。つまり、クラウド会計にしてフィンテック機能を利用し、領収書をスキャン保存して仕訳の自動化をすれば、ほとんどの仕訳は自動化できるのです。

 さあ、みなさんも会計をデジタル化して、色々なコストを削減しまませんか。